DİA E-Mutabakat Nasıl Yapılır

 DİA Yazılım tarafından, DİA Kullanıcılarının E-Mutabakat yapabilmesi amaçlı, tamamen bulut teknoloji alt yapısı kullanılarak hazırlanmıştır. Uygulama ile; hızlı şekilde mutabakatların yapılabilmesi ve süreçlerinin düzenli takibi sağlanmıştır.

Kullanıcı dostu arayüzü ve kolay yönetilebilir ekran özelliği ile, cevaplanan, bekleyen, reddedilen mutabakat süreçlerinin hızlı ve sorunsuz olarak yapılması mümkündür.

Kontör sistemine bağlı olarak kullanılabilen DİA E-Mutabakat uygulaması ile Cari Modülü ile tam entegre şekilde çalışmaktadır.

DİA E-Mutabakat içerisinde;

• Cari Bakiye
• Cari Bakiye Dövizli
• Cari Vade Bakiye
• Form BA
• Form BS  mutabakat türleri bulunmaktadır.

DİA E- Mutabakat Özellikleri ve Uygulama

Cari Bakiye, Cari Bakiye Dövizli, Cari Vade Bakiye, Form BA, Form BS  tiplerinde kurallar oluşturularak, gönderilecek E-Mutabakat formları planlanabilir.

Yapabileceklerinizden Bazıları;

• Cari kart içerisinden form gönderim yetkilerinin belirlenebilmesi
• Mail ve form tasarımları ile zengin içerik sunabilme
• Ek Dosya kullanımı ile karşı firmadan, ekstre dosyasını online alabilme
• Faturalanmamış irsaliye dahil bakiyeler dahil  E-Mutabakat formu planlama
• Belirli gruptaki veya belirli aralıktaki  cariler için E-Mutabakat formu planlama
• Bakiyesi olmayan carileri liste dışı bırakarak E-Mutabakat formu planlama
• Serbest seçim ile özel seçilen carilere E-Mutabakat formu planlama
• Belirtilmiş bakiye aralığındaki firmalara E-Mutabakat formu planlama
• Cevaplanılanmamış mutabakat formalarını hızlıca tekrar gönderme
• Cevap, onay, reddedilmiş form sayılarını takip edebilme

1) Cari Kart İçerisinde Yetkilendirme Sağlanması

Cari kart listesi içerisinde “Yetkililer” sekmesi kullanılarak, hangi türde mutabakatın, firmanın hangi departmanında ki, hangi maile gitmesi isteniyor ise tanımlamalar sağlanabilir.

2) Mail Şablonu Kullanımı

“DİA Mail Şablonları” tanım ekranı ile firmalar kendilerine özel olarak, yollanacak mutabakat mailleri için şablon oluşturulabilir.

3) Ekstre Tasarım Seçimleri

Bakiye Mutabakatları için kullanılacak, Cari Hesap Ekstresi, Form BA veya BS … tasarımları istenildiği gibi hazırlanarak kullanılabilir.

4) E- Mutabakat Şablon Tanımlama

Yollanacak mutabakat formları için, “E- Mutabakat Paketi” ekranı üzerinden planlamalar yapılabilir. Bu planlama sırasında, ekran içerisinde yer alan çeşitli işlevler  ile gönderimler sağlanır. İlk aşamada “Paketler> Taslaklar ” içerisinde yer alacak planlamalar, aynı ekrandan “[F9] Mutabakat Gönder” ile iletilmektedir.

Ekran içerisinde “Durum” alanında, maillerin iletilme ilerlemesi ve mail adreslerine iletilip iletilmediği anlık olarak izlenebilecektir.

5) Gönderilen Mutabakatların Takip Edilmesi

“Paketler>Taslaklar” sekmesinden gönderilen, planlanmış mutabakatlar, “Paketler>Gönderilenler”sekmesinde ayrıca izlenebilmektedir.

Bu ekran üzerinden, mutabakat planı içerisinde yer alan ve mutabakatın ulaşmadığı veya cevaplanmadığı firmalara tekrar iletilmesi üzere “[F9] Gönderilmeyenleri Gönder” ve “[F10] Cevaplanmayanları Gönder”işlevleri ile tekrar işlem yapılabilmektedir.

Resim:Giden Mail Örneği

6) Firma Bazlı Mutabakat Yönetimi

“Kalemler” sekmesi üzerinden, mutabakat planlarında birden çok  firmaya tek seferle yollanılan mutabakat formları, firma firma takip edilebilmektedir. Karşı firmanın mail kutusuna iletilen mutabakat formları üzerinden geri gelen “Onay” veya “Red”  cevapları online olarak alınmakta ve bu listede işlenmektedir. Liste üzerinde gelen cevaplar veya mutabakat son durumu takip edilmektedir.

7) Karşı Firmadan Gelen Mutabakat Dosyalarının Online İndirilmesi

Gelen cevaplar haricinde, karşı firmanın ileteceği “Karşı Mutabakat Dosyaları veya Formları” sisteme, dosya ismi ile kaydedilmektedir. Liste üzerinde, karşı firmadan gelen ek dosyalar “[F12] Diğer” yardımı ile indirilerek kontrol edilebilir. Yollanılan mutabakatlara cevaben “Ek Dosya” kabul edilip/edilmeyeceğini belirmek için, “Sistem Parametreleri” üzerinden [msj.03.01] numaralı “E-Mutabakat cevabına dosya yüklensin mi?” parametresi “Evet” yapılmalıdır.

Resim: Firmaya giden mail, cevaplanma sonrası gelen, ikinci ekran. Cevap ve ek dosya bu sayfada iken eklenir.

8) Raporlama ve Mutabakat Analizi

Yapılan mutabakatlar sonrasında, süreci destekleyen rapor sayesinde, çalışmanın cevaplanma, reddedilme ve onaylanma yüzdeleri gibi analiz sonuçları verilmektedir.